Membangun pengaturan teknis yang sesuai untuk organisasi multi-kantor

Di dunia kerja pascapandemi, banyak perusahaan yang memanfaatkan kesempatan untuk mengembangkan ruang kantornya

Ini sebagian besar disebabkan oleh perubahan sikap terhadap kolaborasi virtual, yang memberi perusahaan opsi real estat yang lebih fleksibel. Ini sering berarti bahwa karyawan mereka lebih tersebar – apakah itu karena ekspansi global (dengan berkurangnya hambatan untuk kolaborasi internasional oleh platform digital) atau pembentukan tim yang tidak lagi dibatasi oleh tempat tinggal karyawan.

Apakah tujuan dari perubahan ini adalah untuk mencapai kumpulan talenta yang lebih besar, atau untuk menjangkau klien di area baru, evolusi kantor yang kami lalui membawa serta serangkaian tantangan unik bagi tim TI. Hal ini terutama benar dalam hal membangun budaya kolaboratif di antara karyawan yang semakin banyak duduk di lokasi yang berbeda.

Pemimpin TI dan utilitas memotong pekerjaan mereka untuk memungkinkan kolaborasi yang bermakna dalam organisasi multi-kantor dengan tenaga kerja campuran. Mereka tidak hanya harus mengimplementasikan platform dan perangkat digital untuk memenuhi kebutuhan organisasi, tetapi mereka juga harus memastikan bahwa mereka memiliki keterampilan dan sumber daya vendor yang tepat yang diperlukan untuk memastikan implementasi yang sukses di semua lokasi.

Lebih banyak kantor, lebih banyak tantangan

Beralih ke pengaturan multi-kantor hibrida memiliki sejumlah manfaat yang jelas. Setelah pandemi dan kesadaran bahwa bisnis tidak harus bergantung pada kantor tempat kerja tradisional, banyak organisasi memilih pendekatan yang lebih terdesentralisasi, mendirikan kantor yang lebih kecil di lokasi yang tersebar.

Meskipun ini memiliki kelebihan, penting untuk diingat bahwa kolaborasi masih merupakan bagian penting dari produktivitas. Ini berarti memastikan bahwa karyawan bekerja berdampingan ketika mereka tidak berada di tempat yang sama. Anda kemudian harus memperhitungkan tekanan tambahan atau meminta dia untuk meletakkan ini di tumpukan teknologi Anda. Oleh karena itu, agar pengaturan multi-kantor berfungsi, memiliki strategi yang jelas seputar tujuan tertentu dan peralatan yang sesuai sangat penting.

Para pemimpin TI yang bertanggung jawab untuk memungkinkan kolaborasi antara banyak kantor dan pekerja jarak jauh ini harus menghadapi lebih banyak kerumitan daripada rekan-rekan mereka yang mengawasi satu situs. Keamanan, VPN, Firewall, Bandwidth, Penyimpanan, Manajemen Lisensi, Pemeliharaan Laptop…. Dan daftarnya terus berlanjut.

Menemukan Staf TI yang Tepat

Mereka yang bertanggung jawab atas infrastruktur teknis harus terlebih dahulu menilai apakah tim mereka memiliki keterampilan yang diperlukan untuk mendukung kebutuhan kolaborasi organisasi secara objektif. Lagi pula, apa yang berhasil untuk satu situs belum tentu cocok untuk skenario multi-situs.

Misalnya, jika tim TI dari suatu organisasi belum memiliki keterampilan manajemen intranet yang kuat, maka mereka perlu dilibatkan. Sementara teknologi konferensi video telah menjadi alat penting untuk bisnis multi-kantor, ini adalah sumber daya intensif dari perspektif bandwidth jaringan – komunikasi video dan audio menderita jika latensi atau penundaan terjadi. Hal ini dapat mengganggu kolaborasi yang sukses, jadi baik dengan merekrut, melatih karyawan yang ada, atau bekerja dengan pihak ketiga, tim TI harus memiliki keterampilan pemecahan masalah yang tepat.

Buat tim Anda merasa terhubung

Bagi mereka yang tidak datang ke kantor utama tempat para karyawan berkumpul, bekerja dari jarak jauh dapat merasa terisolasi dan, terkadang, kesepian. Alat kolaborasi sangat penting untuk menjembatani kesenjangan ini dan membantu karyawan di berbagai lokasi merasa terhubung dengan kehidupan organisasi – dan ini adalah kunci untuk mengembangkan budaya kesetaraan. Pada saat yang sama, tim IT dan utilitas pada awalnya mungkin kesulitan untuk mengelola peningkatan volume permintaan dari beberapa lokasi. Dengan menyediakan sumber daya swadaya dan melatih karyawan tentang cara menggunakan alat baru, profesional TI dapat memungkinkan rekan kerja jarak jauh mereka bekerja lebih efisien. Ini, pada gilirannya, mengurangi beban tim teknologi yang sering membebani mereka.

Membangun hubungan dengan mitra

Tim IT dan utilitas terkadang mengandalkan hubungan yang kuat dengan pihak ketiga untuk memungkinkan kolaborasi multi-situs. Ini sering berarti memiliki hubungan yang baik dengan penyedia layanan telekomunikasi (atau penyedia layanan, tergantung pada layanan Internet yang tersedia di lokasi yang berbeda), lengkap dengan perjanjian tingkat layanan yang menguraikan standar kinerja jaringan yang tepat yang harus dipenuhi.

Demikian pula, perlu untuk membangun kepercayaan di antara semua perusahaan yang menyediakan teknologi kolaborasi organisasi, baik itu perangkat keras maupun perangkat lunak. Tim TI juga dapat mengandalkan penyedia layanan terkelola lokal untuk memberikan dukungan di tempat atas nama mereka.

Tidak ada satu ukuran yang cocok untuk semua

Kolaborasi dan teknologi yang memungkinkannya telah menjadi landasan tempat kerja pascapandemi — tetapi itu berarti hal yang berbeda untuk organisasi yang berbeda. Terkadang, ini semua tentang interkom menggunakan audio, konferensi video, pesan, dan webinar. Ini dapat diintegrasikan dengan suite produktivitas kantor atau perangkat lunak CRM, meningkatkan produktivitas dan komunikasi dengan kolega, klien, atau prospek. Di lain waktu, ini semua tentang menerapkan solusi terbaik untuk ruang kantor Anda. Sebagian besar darinya adalah menciptakan ruang rapat yang terintegrasi penuh dengan teknologi konferensi video yang terpasang, karena ini dapat membantu orang berkolaborasi secara lebih efektif dengan rekan kerja dalam rapat yang lebih besar.

Kolaborasi yang efektif tidak pernah lebih penting daripada sekarang, tetapi juga kompleks untuk organisasi yang semakin terdistribusi. Dengan pemikiran ini, para pemimpin TI dan utilitas menghadapi tugas yang menantang untuk menciptakan lingkungan kerja kolaboratif hibrida. Dengan perpaduan yang tepat antara teknologi, keterampilan, dan hubungan, mereka dapat memastikan bahwa organisasi mereka memiliki semua yang mereka butuhkan untuk berkolaborasi secara efektif dan efisien.

Tentang Penulis

Martin Bodley adalah Direktur dan Presiden Global Bose Work di Bose Profesional. Audio Profesional adalah tentang membangun pengalaman yang luar biasa – satu per satu. Itulah yang telah dilakukan Bose Professional selama lebih dari 40 tahun dengan speaker, elektronik, dan perangkat lunak yang inovatif. Kami bekerja dengan distributor audio profesional, integrator AV, dan distributor untuk membangun pengalaman luar biasa di seluruh dunia; Mulai dari stadion, tempat ibadah, restoran, sekolah dan gedung perusahaan.

Gambar unggulan: © Green-Butterfly